Términos y Condiciones de uso Aplicativo Renovación Virtual
1. Introducción
En su propósito de contribuir a la simplificación de trámites, la Cámara de Comercio del Chocó (CCCH), pone a disposición de sus usuarios el aplicativo de RENOVACIÓN VIRTUAL, que permite adelantar el proceso de renovación de la matrícula mercantil o de la inscripción en el Registro Único Empresarial y Social RUES.
El uso del aplicativo, la responsabilidad de la CCCH y los deberes de los usuarios están regidos por los presentes términos y condiciones de uso, así mismo hace parte de este documento el paso a paso para el trámite de renovación.
La no aceptación de estos términos y condiciones impedirá el acceso al servicio ofrecido. Es muy importante que usted, conozca y acepte estos términos y condiciones, en tanto, que la aceptación de estos constituye los términos contractuales que lo unen como usuario.
La CCCH se reserva el derecho a modificar en cualquier momento el contenido del aplicativo o las condiciones de uso, por tanto, se sugiere consultar periódicamente el contenido de estos.
2. Algunos conceptos
El Registro Mercantil y su Renovación: el registro mercantil tiene por objeto, entre otros, llevar la matrícula mercantil de los comerciantes y de sus establecimientos de comercio, así como la renovación de estas. La matrícula se predica de toda persona natural o jurídica que tenga la calidad de comerciante, y según lo dispuesto por la Ley mercantil, estar matriculado genera la obligación anual de renovar dentro de los tres primeros meses del año. (Artículo 33 del Código de Comercio).
Se debe tener en cuenta que una de las funciones esenciales del registro mercantil y su renovación es suministrar publicidad registral de determinadas situaciones jurídicas relativas a los empresarios y a sus establecimientos de comercio, cuyo fin principal es propender por la seguridad jurídica en la toma de decisiones empresariales.
¿Qué es la renovación?: es una obligación de carácter legal y es la oportunidad que tienen los comerciantes e inscritos en el RUES de actualizar o modificar su información sin costo adicional
¿Quiénes están obligados a renovar?: la matrícula mercantil se predica de toda persona natural o jurídica que tenga la calidad de comerciante y de los establecimientos de comercio.
Según lo ordena el inciso 2º del artículo 166 del Decreto Ley 019 de 2012, el deber de renovar anualmente se extiende, no solo a la matrícula mercantil, sino también a la inscripción en el RUES, a partir del año 2013. Derivado de lo anterior deben renovar también las Entidades sin ánimo de lucro y las sociedades de naturaleza civil.
¿Quién debe adelantar el proceso de renovación?: la obligación de renovar la matricula mercantil o la inscripción en el RUES se radica en cabeza del titular registral; comerciante persona natural o representante legal de la persona jurídica.
¿Cómo se obtiene el valor de la renovación?: esta obligación se liquida con fundamento en el valor de los activos declarados por el titular registral en el formulario y se le aplican las tarifas fijadas por el Gobierno Nacional para cada año que se pretenda renovar. Las tarifas están previstas en el Decreto 393 de 2002.
¿Cada cuánto se debe renovar?: la obligación de renovar la matricula mercantil o la inscripción en el RUES, tiene lugar una sola vez cada año y debe adelantarse en el periodo comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo del año correspondiente.
¿Cuándo se entiende cumplida la obligación de renovar?: la obligación de renovar la matrícula mercantil o la inscripción en el RUES se entiende cumplida con la radicación del formulario en debida forma, sin errores, debidamente diligenciado, firmado y cuando se cancele la tarifa correspondiente a dicha renovación.
¿Cuáles son los medios disponibles para renovar?: la renovación de la matricula mercantil o la inscripción en el RUES puede hacerse presencialmente en las sedes de la CCCH o a través del aplicativo virtual, para este último se debe obtener previamente una clave segura.
¿Qué es la clave segura?: la clave segura corresponde a un código numérico que se le asigna al titular del registro voluntariamente; para su concesión, se requiere contar con su presencia por una sola vez, con el fin de adelantar el proceso de enrolamiento a través de la validación biométrica del comerciante.
Entre otras, por su relevancia, la asignación de la clave segura obedece a un acto personalísimo, puesto que se trata de un equivalente funcional que hará las veces de firma en el formulario de renovación, además de permitirle al inscrito acceder a la renovación en nuestra plataforma virtual.
¿Se puede realizar la renovación presencialmente?: si, puede hacerse mediante el formulario físico manual, en las taquillas de la CCCH. El formulario debe contener el nombre, los apellidos, el número de identificación y la firma del titular del registro.
3. Comercio electrónico
En cumplimiento de las disposiciones colombianas sobre mensajes de datos según la Ley 527 de 1999, se comunica que la legislación nacional reconoce validez a los mensajes de datos y por tanto ellos adquieren carácter y entidad probatoria. En consecuencia, entienden los usuarios del aplicativo de RENOVACIÓN VIRTUAL que mediante el cruce de mensajes de datos los intervinientes pueden dar lugar al nacimiento, modificación y extinción de obligaciones, siendo de su resorte exclusivo el contenido, consecuencias, responsabilidades y efectos de la información generada.
Para efectos de prevenir fraudes informáticos se sugiere que el usuario digite en la URL de su navegador la dirección IP o nombre de dominio del sitio web que desea visitar, no obstante, pueda realizar el acceso desde la web camarachoco.org.co
4. Registro
Para acceder al aplicativo de RENOVACIÓN VIRTUAL de la CCCH, el titular registral debe ingresar el número de identificación (cédula de ciudadanía o NIT) o el número de matrícula.
Posteriormente debe leer, comprender y aceptar el presente documento y la Política de Tratamiento de datos personales.
Igualmente, es necesario obtener previamente la clave segura, la cual es de uso personal e intransferible. La CCCH no se hace responsable de las consecuencias derivadas de la indebida utilización de la clave segura por parte del usuario. En este sentido, es responsabilidad del usuario no permitir que otros utilicen su clave segura y es su deber custodiarla. De cualquier manera, en caso de uso no autorizado por parte de un tercero, el usuario se compromete a notificar a la CCCH en forma inmediata tal situación.
Al proceder con el registro, usted como usuario manifiesta y garantiza: (i) Que los datos de registro proporcionados son veraces, precisos, actuales y completos; (ii) Que usted está facultado para llevar a cabo las transacciones requeridas para acceder al servicio.
La información de registro de los usuarios será recolectada, almacenada y utilizada por la CCCH, manteniendo los estándares de seguridad suficientes para impedir cualquier adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantizando los derechos de los titulares de los datos, conforme con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la CCCH.
La información solicitada en el registro tiene por objeto la realización del trámite de renovación. La información proporcionada por el usuario también será utilizada con los propósitos que se mencionan en el aviso de privacidad dispuesto en el aplicativo.
5. Condiciones del servicio
El aplicativo de RENOVACIÓN VIRTUAL ha sido diseñado para permitir al usuario realizar el proceso de renovación de su matrícula mercantil o de su inscripción en el Registro Único Empresarial y Social RUES, bajo los siguientes parámetros:
• El aplicativo reproduce en su integridad la información contenida en el formulario único aprobado por la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, los datos revelados por el comerciante en este aplicativo se declaran bajo la gravedad de juramento.
• El acceso y uso del aplicativo de RENOVACIÓN VIRTUAL no convierte a la CCCH en garante. Por tanto, la misma no asume ningún tipo de obligación o responsabilidad con respecto a la veracidad, pertinencia, legalidad y conveniencia de cada una de las declaraciones reveladas en él, será responsabilidad única y exclusiva del usuario responder por los datos allí consignados.
• Por todo lo anterior, se debe tener en cuenta que la información suministrada por el usuario en cada uno de los campos deberá ser clara y veraz, siendo el titular registral el único responsable del suministro de la información bajo la gravedad de juramento.
La renovación se compone de un conjunto de elementos ineludibles y esenciales para que produzca los efectos de ley, estos son:
• Declarar en el formulario único de registro empresarial RUES sin errores y debidamente diligenciado los datos correspondientes a la matrícula, respecto del comerciante y de su establecimiento de comercio siempre que lo posea.
• Adjuntar los soportes documentales que respalden las modificaciones respecto de los datos de la matricula (Artículo 36 Código de Comercio).
• Diligenciar las casillas correspondientes a nombre, firma y número de identificación del titular registral (representante legal de la persona jurídica o comerciante persona natural), situación que se entenderá cumplida con la asignación de la clave segura.
• Sufragar el valor correspondiente a la tarifa fijada por el Gobierno Nacional para la renovación del año que se pretenda renovar. Estas tarifas vienen determinadas por el valor de los activos reportados por el comerciante en el formulario de renovación.
Los dineros provenientes de la renovación de la matrícula mercantil o la inscripción en el RUES son de carácter público y corresponde a las cámaras de comercio su recaudo y administración. En consecuencia, la CCCH se reserva la facultad de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, para exigir al usuario que pretenda modificar datos atinentes a la información financiera del inscrito que acredite sumariamente los datos indicados en el formulario con certificados de bancos, balances autorizados por contadores públicos, certificados de otras cámaras de comercio o con cualquier otro medio fehaciente que permita establecer la veracidad en la declaración.
Resulta importante precisar que la información que ingrese en el aplicativo solo se actualizará al momento de efectuar el pago correspondiente a la tarifa fijada para la renovación, la información depositada por el interesado en la plataforma web de la CCCH permanecerá suspendida a la espera de concluir con el pago el trámite de renovación.
Tenga en cuenta que mientras no sea finalizado el trámite de renovación, cualquier solicitud de registro o de expedición de certificados que se presente durante este periodo de inactividad por parte del titular registral, ocasionara que la información temporal consignada en la plataforma virtual sea eliminada de la base de datos, por lo tanto, será necesario proceder nuevamente con el diligenciamiento del formulario virtual.
Firma electrónica: Una vez finalizado el suministro de información, el usuario aceptará que esta es correcta y completa para efectuar la Renovación en línea, para ello, firmará electrónicamente ingresando la Clave Segura al finalizar la operación (Ley 527 de 1999 y Decreto 2463 de 2012).
6. Pago del servicio
El usuario deberá leer las reglas y condiciones informadas en cada uno de los medios de pago que el aplicativo haya dispuesto para tal fin.
El usuario deberá seleccionar únicamente los medios de pago que la CCCH haya autorizado para el servicio que está navegando, información que estará activa dentro del aplicativo del servicio. En caso de que el usuario utilice un medio de pago que no esté autorizado para pagar la renovación en línea, la CCCH entenderá que el usuario no realizó el pago y, por tanto, no será actualizada la información que reposa en nuestros registros.
Al realizar el pago a través del medio autorizado seleccionado por el usuario, éste manifiesta aceptar los términos, tiempos y condiciones informados dentro del aplicativo.
La renovación en línea se efectuará en el momento en el que se registre el pago en la CCCH, de acuerdo a los términos, tiempos y condiciones que tenga el medio de pago seleccionado por el usuario.
7. Limitación de responsabilidad:
La CCCH no es responsable por:
• Las caídas del servicio virtual de renovación y la falla en el suministro del servicio, quedando exonerada por cualquier tipo de daños y perjuicios causados debido a la no disponibilidad y/o interrupción del servicio ocasionados por fallas o no disponibilidad de las redes y servicios de telecomunicaciones utilizados para soportar el portal, y que sean ajenos a su voluntad.
• Los daños y perjuicios causados por virus informáticos, troyanos, código malicioso o cualesquiera otros sistemas físicos o lógicos a los sistemas de los usuarios.
• Errores mecanográficos y/o tipográficos que aparezcan en el contenido.
• La adecuada ejecución de los pagos de la tarifa de renovación de la matrícula y la inscripción, a través del servicio virtual.
• La inactivación de los usuarios del sistema por realización de prácticas indebidas o restrictivas.
• Disponibilidad y activación del correo electrónico donde se reciban las notificaciones.
• Por la información suministrada durante el proceso que ocasione daños o perjuicios a terceros o se suplante la identidad de un tercero.
8. Propiedad intelectual
Es interés de la CCCH respetar y cumplir las normas de propiedad intelectual, por tanto, se solicita a los usuarios que de igual manera garanticen el respeto de estas.
En tal sentido, el contenido (que incluye o puede incluir textos, información, imágenes, fotografías, dibujos, logos, diseños, video, multimedia, software, aplicaciones, música, sonidos, entre otros, así como su selección y disposición), es propiedad de la CÁMARA DE COMERCIO DE MEDELLÍN PARA ANTIOQUIA, La cual le presta el servicio a la CCCH, sus anunciantes, o de terceros que hayan otorgado una licencia a la CCMA, con todos los derechos reservados. La utilización de los servicios del aplicativo RENOVACIÓN VIRTUAL no confiere a los usuarios la propiedad de estos.
En el evento en que usted como usuario no acate las condiciones aquí establecidas y las dispuestas en normas nacionales o internacionales de Propiedad intelectual y por ende no asuman el compromiso con el respeto de la propiedad intelectual, usted será excluido y a usted le corresponde asumir de manera exclusiva la responsabilidad que se derive de tal circunstancia.
9. Protección de datos personales
La CCCH comunica a sus usuarios que los datos personales que recolecta en cumplimiento de las normas legales que regulan los registros públicos delegados a las cámaras de comercio, son tratados de conformidad con las normas vigentes en Colombia sobre protección de datos personales y son custodiados de manera segura en nuestro sistema de información.
El tratamiento que se les otorga cumple las finalidades previstas en la ley para cada uno de estos registros públicos. Si en el ejercicio de esta función pública llegaren a recolectarse datos que puedan considerarse sensibles o especialmente protegidos, se aplicarán medidas de seguridad altas para custodiar dicha información y se restringirá su acceso por terceros no autorizados.
Así mismo se informa que los datos personales que reposan en los registros públicos pueden ser accedidos por terceros para la oferta de bienes y/o prestación de servicios como parte del ecosistema empresarial que promueve la CCCH, y/o para ejercer el derecho a informarse (Art.20 C.P.). Adicionalmente y en ejercicio de la función gremial y de relacionamiento comercial que cumple la CCCH, los datos podrán ser usados para finalidades de oferta de productos, servicios y eventos, entre otras actividades comerciales y de prestación de servicios de información empresarial.
Como Titular de la información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los mismos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.
La política de tratamiento de datos personales de la CCCH puede ser consultada en el siguiente enlace https://www.camarachoco.org.co/sites/default/files/terminos_y_condiciones.pdf
10. Seguridad de la información
La CCCH informa que el aplicativo de RENOVACIÓN VIRTUAL cumple con las normas y directrices de su Sistema de Seguridad de la Información, lo cual permite una navegación confiable y que las transacciones sean seguras.
La CCCH para mantener la disponibilidad, seguridad y estabilidad de la información que se gestiona en el aplicativo, así como para asegurar que la conectividad que exige su gestión funcione de manera idónea, tiene el derecho a informarse sobre el uso, manejo y circulación de la información propia o de terceros que custodia, y en virtud de ello también asume la obligación de monitorear, auditar y gestionar el hardware, el software, la red y el tráfico de la información a través de estos dispositivos.
En cumplimiento de lo anterior, la CCCH informa a los usuarios que, al realizar labores de monitoreo, mantenimiento y soporte, tales actividades le permiten acceder a la información almacenada y/o disponible por los usuarios en el hardware o que se transmite a través de la red, así como establecer las actividades que los usuarios realizan con base en la trazabilidad de los logs, huellas o rastros generados durante el uso de recursos informáticos.
11. Solución de controversias:
La CCCH promoverá que las controversias que surjan como consecuencia de las transacciones electrónicas realizadas a través del aplicativo de RENOVACIÓN VIRTUAL sean resueltas de manera amigable, para ello expresa la disposición de atender cualquier queja, petición o reclamo que los usuarios llegaren a presentar respecto de la prestación de este servicio.
Las controversias que no pudieran dirimirse directamente entre la CCCH y los usuarios se someterán a la decisión de un Tribunal de Arbitramento conformado por un (1) árbitro, nombrado de común acuerdo por las partes, escogido de las listas del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición del Colegio de Abogados de Medellín. En caso de no ser posible tal acuerdo entre las partes, el árbitro será designado por el pre-mencionado Centro, por el sistema de sorteo de entre sus listas. Así mismo, el hecho que alguna de las partes no asista a la reunión para el nombramiento de árbitros, se entenderá como una negativa de ésta para lograr un acuerdo en el nombramiento y será el Centro quien realice dicho nombramiento a través de sorteo entre sus listas. El procedimiento será el indicado por la normatividad vigente sobre la materia, además, el fallo será en derecho. El lugar de funcionamiento del Tribunal será las instalaciones del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición del Colegio de Abogados de Medellín.
12. Atención a los usuarios
Para orientación durante el proceso, puede contactarse con la Línea de Servicio al Cliente al 6046726020 - 6044310168. Estas ayudas están disponibles de lunes a viernes entre las 8:00 a.m. y 6:00 p.m.
13. Modificación de los términos y condiciones de uso
La CCCH podrá modificar estos términos y condiciones de uso en cualquier momento y sin previo aviso. La CCCH publicará en todo caso la fecha en que la versión vigente de los términos y condiciones fue publicada, para fines informativos de los usuarios.
14. Legislación aplicable
Los presentes términos y condiciones de uso se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, especialmente las consagradas en el Código de Comercio, el Decreto Único 1074 de 2015 y la Circular Externa de la Superintendencia de Industria y Comercio
Fecha de actualización: 14 de enero de 2022